Préparer ses justificatifs pour le comptable
Réunissez vos tickets et factures dans un dossier mensuel, avec des PDF bien nommés et un récapitulatif CSV pour faciliter la transmission.
Un compte est nécessaire pour importer et conserver vos documents.
Sélectionner les pièces du mois
Dans votre dossier SmartScan, filtrez le mois souhaité et sélectionnez les justificatifs à transmettre. Vérifiez les dates, fournisseurs, objets, montants et devises avant de préparer l’export. Une date corrigée replace la pièce dans le mois correspondant.
Télécharger un ZIP de PDF nommés
L’export ZIP rassemble les PDF individuels de votre sélection. Les noms en double reçoivent un suffixe pour préserver chaque pièce. Les PDF importés sont restitués à l’identique ; les photos peuvent être exportées en PDF. Un lot contient au maximum 50 pièces et 100 Mo.
Joindre un récapitulatif CSV
Téléchargez le CSV seul ou incluez-le dans le ZIP. Il contient la date, le fournisseur, l’objet, le montant, la devise et le nom du fichier. Les dates sont au format année-mois-jour, les colonnes séparées par un point-virgule et les montants utilisent un point décimal. Les informations absentes restent vides.
Vérifier le format avec le destinataire
Le récapitulatif CSV est un tableau de vos justificatifs. Il ne constitue pas un FEC et ne garantit pas un import dans votre logiciel comptable. Il n’ajoute pas de calcul de TVA ni de conversion des devises. Vérifiez le format attendu avec votre comptable avant de transmettre vos pièces.
Transmettre les fichiers à votre façon
Téléchargez le ZIP puis joignez-le à votre envoi habituel. Pour une pièce, le partage natif propose les destinations disponibles sur votre appareil. Google Drive et les autres applications dépendent de votre système ; SmartScan n’effectue pas de synchronisation automatique et ne confirme pas la réception par le destinataire.